1. Das Onlinezugangsgesetz ist da!
Es ist an der Zeit, die Verwaltungsprozesse zu digitalisieren. Herr Zander, Verantwortlicher für die Umsetzung in seiner Behörde, lässt zunächst alle Mitarbeiter mit Siegelkarten ausstatten. Damit wird ein qualifiziertes elektronisches Siegel erzeugt und weist so sicher nach, dass ein gesiegeltes Dokument von einer bestimmten juristischen Person wie hier der Behörde stammt. Die erforderliche Identifizierung hat Herr Zander für seine Behörde zuvor bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter durchführen lassen.
Qualifiziertes elektronisches Siegel
2. Präzise Dokumentation, gut geschützt
Ein Antrag für eine Abfalltonne geht bei Sachbearbeiterin Frau Siebel ein. Der Antrag wird direkt mit einem qualifizierten elektronischen Zeitstempel versehen . So sind im weiteren Verwaltungsprozess Datum und Uhrzeit des Posteingangs dokumentiert und das Dokument zusätzlich vor Veränderungen geschützt.
Qualifizierter elektronischer Zeitstempel
3. Schnelle Bearbeitung
Der Antrag ist korrekt gestellt, inklusive der qualifizierten elektronischen Signatur der Bürgerin! Das erkennt Frau Siebel mit einem Blick auf die Anzeige in ihrem PDF-Programm. Durch die qualifizierte elektronische Signatur ist die Schriftform des Antrags gewahrt, und er kann als elektronisches Dokument so auch einfach innerhalb der eAkte abgelegt werden.
Qualifizierte elektronische Signatur
4. Sicher und eindeutig
Der Antrag ist bearbeitet. Frau Siebel versieht den soeben erstellten Abfallgebührenbescheid mit einem qualifizierten elektronischen Siegel. So kann der Bescheid im Nachgang nicht unbemerkt verändert werden, ihre Behörde ist zudem auch nachweislich als ausstellende Behörde erkennbar.
Qualifiziertes elektronische Siegel
5. Zustellung mit Nachweis
Frau Siebel versendet den Bescheid nun über einen qualifizierten Dienst für die Zustellung von elektronischen Einschreiben an die Bürgerin. So lässt sich nicht nur der genaue Zeitpunkt der Zustellung belegen, sondern auch der Empfang durch die richtige Empfängerin.
Qualifizierter Dienst für die Zustellung von elektronischen Einschreiben
6. Schnelle Umsetzung
Erledigt. Das geht viel schneller als früher! Frau Siebel kann sich nun neuen Aufgaben widmen.
Qualifizierte elektronische Siegel und Signaturen machen den Verwaltungsprozess rechtsverbindlich. Er kann so leicht in der eAkte dokumentiert werden und im Bedarfsfall mittels eines qualifizierten elektronischen Bewahrungsdienstes archiviert werden.
