1. Signaturen und Siegel - wie aufbewahren?
Im Rahmen der Onlinezugangsgesetz-Vorgaben hat Herr Zander bereits viele Verwaltungsprozesse in seiner Behörde digitalisieren lassen. Diese wurden und werden seit einiger Zeit erfolgreich umgesetzt, so dass in seiner Behörde nun viele elektronische Dokumente mit qualifizierten elektronischen Siegeln und Signaturen vorliegen.
Da es für einige dieser Verwaltungsprozesse gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung gibt, möchte Herr Zander auch hier die digitale Umsetzung in seiner Behörde vorantreiben.
Qualifiziertes elektronisches Siegel
2. Sicherheitswerte erhalten
Herr Zander weiß, dass der Sicherheitswert von qualifizierten elektronischen Signaturen und Siegeln mit der Zeit abnimmt. Das kennt er von der Unterschrift auf Papier. Um aber die Sicherheit zu erhalten, stehen seiner Behörde verschiedene Schutzmaßnahmen zur Verfügung. Welche sind das?
Qualifizierte elektronische Signatur
3. Langfristige Sicherheit
Herr Zanders Behörde kann einen qualifizierten Bewahrungsdienst beauftragen. Dieser gewährleistet die langfristige Sicherheit von qualifizierten elektronischen Siegeln und Signaturen. Dadurch kann die Gültigkeit von digitalen Unterschriften während des gesamten Aufbewahrungszeitraumes erfolgreich geprüft werden. Oder die Alternative:
Qualifizierter Bewahrungsdienst
4. Ein Software-Stempel zum Schutz
Die Behörde kann weitere Lösungen zum Schutz ihrer Signaturen und Siegel einsetzen.
Diese verwenden unter anderem qualifizierte elektronische Zeitstempel. Geeignet ist beispielsweise Software, die nach der Richtlinie „TR-ESOR“ des Bundesamtes für Sicherheits- und Informationstechnik zertifiziert ist.
Qualifizierter elektronischer Zeitstempel
5. Und der „Papierkram“?
„Der qualifizierte Bewahrungsdienst, der passt zu uns“, ist sich Herr Zander sicher, da er die Vorteile in der einfachen und vor allem platzsparenden Lösung für seine Behörde sieht. In einem weiteren Schritt möchte er nämlich auch Papierdokumente, die sich über die Jahre in den Archiven seiner Behörde angesammelt haben, digitalisieren. Das bringt seine Behörde langfristig dem papierlosen Büro ein Stück näher und bedeutet ebenfalls eine Raum- und Personalkostenreduktion.
